El pasado 22 de abril de 2024 se publicó, en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México (“GOCM”), las Modificaciones y adiciones a las Reglas para la celebración de sesiones de las Instituciones de Asistencia Privada regidas por la Ley de Instituciones de Asistencia Privada para el Distrito Federal, en adelante las (“Reglas”).
I. MOTIVOS.
Se busca a través de estas reformas, el establecimiento de una mayor flexibilidad en la celebración de las sesiones de las Instituciones de Asistencia Privada (“IAP”). Ahora las sesiones ordinarias o extraordinarias se podrán realizar de forma presencial, virtual o mixta entendiendo mixta como aquella que se desarrolla con presencia física y virtual por los miembros del Patronato, Asociados o Fundadores.
II. MODIFICACIONES.
Las IAP deben celebrar sus sesiones siguiendo lo prescrito en sus respectivos estatutos sociales ya sean sesiones presenciales, virtuales o mixtas, siendo las Reglas publicadas de aplicación complementaria. Esto únicamente si los convocantes, bajo protesta de decir verdad, manifiestan la imposibilidad de cumplir con los requisitos estatutarios. En tal caso, para garantizar el ejercicio adecuado de los derechos y obligaciones, así como la seguridad legal de todos los miembros del Patronato, la asamblea de asociados o los fundadores, la convocatoria deberá ser anunciada en un periódico nacional, lo que constituirá una notificación oficial de la sesión a realizar.
Por otra parte, también se establecieron los procedimientos para la convocatoria y notificación de sesiones. La convocatoria puede ser enviada de manera, física, virtual o mixta, en caso de ser mixta se deberá realizar utilizando el domicilio o correo electrónico previamente designado ante la IAP por cada uno de los patronos, asociados o fundadores.
La convocatoria debe cumplir con los plazos y requisitos establecidos en el estatuto para las sesiones. Debe incluir por lo menos: la fecha de elaboración, tipo de sesión, fecha de celebración, nombre y cargo del emisor/es, orden del día y domicilio donde se realizará. Para el caso que sean sesiones virtuales o mixtas, además, deberán contener el medio electrónico por el que se realizara la reunión y las claves para acceder al mismo.
De igual forma, se establece que sea cual sea el método de notificación utilizado, es necesario obtener un acuse de recibo, ya sea físico o virtual, siempre que sea posible identificar al emisor.
La responsabilidad de conservar la constancia de la convocatoria recae en la IAP o los convocantes, quienes deben asegurarse de su almacenamiento adecuado.
Con respecto a los procedimientos para las sesiones, estas deberán seguir las normas del estatuto de la IAP para las sesiones presenciales, lo que incluye aspectos como el tratamiento de temas específicos según el tipo de sesión, la lectura del orden del día, la participación de los miembros, la garantía de quórum, el conteo de votos y la aprobación de acuerdos. Quienes actúen como Presidente y Secretario en el acta deben certificar en la misma el cumplimiento de la notificación de la convocatoria, la existencia de quórum según el estatuto y la toma de acuerdos necesarios. Asimismo, se deberán grabar completamente las sesiones virtuales o mixtas, las cuales deberá ser almacenadas por la IAP, aunque su ausencia no afectará su validez, eximiendo a la Junta de cualquier responsabilidad legal.
Por cada sesión se debe redactar un acta, ya sea ordinaria o extraordinaria la cual deberá ser guardada por la IAP y firmada por el Presidente y el Secretario dentro de los cinco días hábiles siguientes a la sesión, confirmando su acuerdo con el contenido y desarrollo legal del acta. La falta de firmas o consentimiento de los participantes no afectará su validez, permitiendo que ejerzan sus derechos en la forma que consideren apropiada.
Es importante señalar que la celebración de cualquiera de las sesiones previstas no exime a las IAPs del cumplimiento de las demás obligaciones previstas en la ley, el Reglamento o el estatuto social.
Estas modificaciones han entrado en vigor el 23 de abril de 2024.
III. CONCLUSIONES
De los puntos anteriormente mencionados, se pueden extraer las siguientes conclusiones:
· Es recomendable una revisión de los estatutos sociales a fin de adecuar los mismos a estas nuevas directrices.
· Es recomendable, se revise el tener debidamente documentadas, firmadas y archivadas las actas que se levanten con motivo de las sesiones que celebren los órganos de las IAPs.
Para más información, favor de contactar a:
Rafael Sámano: rsamano@samanosc.com.mx
Luz María Tamés: ltames@samanosc.com.mx